Convênios são instrumentos de colaboração, em que se são determinados direitos e obrigações entre os envolvidos, garantindo o uso adequado dos bens da USP, bem como a aprovação nos colegiados competentes. Além de sua função jurídica, os convênios também são instrumentos de gestão da universidade, indicando as necessidades sociais presentes nas mais diversas demandas.
Na USP, utilizamos o termo convênio para tratar de todo ajuste cooperativo entre a universidade e outras entidades. Quando estamos tratando de atividades cooperativas entre USP e outra entidade, o meio correto para esta formalização é a celebração de um convênio. Quando se está diante de uma contraprestação, estamos mais próximos de um contrato.
A celebração de convênio demanda 4 etapas:
- Determinar o objetivo do projeto: As partes envolvidas devem deixar claro o que se pretendem fazer, quem estará envolvido no projeto e quando se pretende finalizá-lo.
- Determinar as obrigações e direitos de cada um envolvido. Não pode haver dúvida das responsabilidades de cada um envolvido. Também não pode haver dúvidas sobre as limitações do regime jurídico público da USP.
- Elaborar minuta de ajuste. A minuta deve refletir as conclusões das etapas anteriores, de forma simples e clara. Para modelos de minutas, acesse o Portal de Convênios.
- Realizar procedimento de aprovação. Na USP, todos ajustes de parceria devem ser aprovados pelas instâncias competentes. Estas instâncias são definidas de acordo com o objeto preponderante do projeto.
Os convênios são divididos por área predominante (objeto preponderante do ajuste), de modo geral correspondente às Pró-Reitorias:
- Área Predominante Graduação
- Área Predominante Pós-Graduação
- Área Predominante Cultura e Extensão
- Área Predominante Pesquisa e Inovação
- Área Predominante Cooperação Acadêmica
- Área Predominante Inclusão e Pertencimento
- Outros
Todos os convênios devem passar por instâncias para apreciação e aprovação. Os colegiados (Comissões das Unidades, Conselhos de Departamentos, CTA, Congregação, etc) são responsáveis pela análise de mérito, ou seja, a relevância daquele convênio para a Unidade. Já a análise técnica é feita pelas instâncias jurídicas, financeiras, de propriedade intelectual, etc, para avaliar se as condições descritas no documento estão em conformidade com as normas da USP. No âmbito jurídico, a simplificação de processos está condicionada ao uso, sempre que possível de padrões previamente aprovados (minutas padrão).
Para maiores informações, leia a Resolução nº 6966, de 2014, que institui o Portal de Convênios e dá outras informações pertinentes aos convênios e contratos.